Notes de frais

Portrait de ourasi
Posté par ourasi
dim, 10/02/2008 - 11:57

Bonjour,

Je suis employé, directeur commercial, je peux chaques mois rentrer des notes de frais pour une somme de 1300E, une manière assez simple pour mon employeur d'arrondir un peu plus mes fins de mois.

Quels sont les forfaits que je peux mettre en place?
Ex: Utilisation de mon bureau à mon domicile 150€
Forfait habillement 200€
Forfait carwash etc....
???Est ce possible légalement???
Ma question concerne plus la légalité de la chose plutot que ce que permet,admet mon administrateur.

Dans quelles mesures dois-je fournir des justificatifs pour cela?
Les notes restaurants restent encore le plus facilement justifiables, mais pour les forfaits, dois-je par exemple rentrer mes tickets d'achats de vetements????

En vous remerciant pour votre aide,

Vincent

Toutes les réponses

Bonjour,

Qu'en pense le comptable de votre entreprise ?

BAV

ourasi a écrit:
Bonjour,
Je suis employé, directeur commercial, je peux chaques mois rentrer des notes de frais pour une somme de 1300E, une manière assez simple pour mon employeur d'arrondir un peu plus mes fins de mois.

Ceci est un petit jeu classique de fraude innocente mais de fraude.

Voir dans Money Talk n° 2 de Novembre 2007 en pages 50 et 51 mon article sur le sujet (ps: je n'ai pas de commission sur la vente de ce mensuel).

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Plusieurs entreprises paient des "frais propres à l'employeurs" qui sont remboursés aux employés sur base forfaitaire (donc sans note de frais -imputation directe sur la feuille de paie).

1,300.00 euros me parait excessif - si vous établissez une note de frais, il faut, à mon sens, des justificatifs et vous aurez du mal à les établir donc vous risquez de faire un faux

je ne sais pas si SGH parle du système forfaitaire dans son article - dans ce cas (si le montant est raisonnable), on ne peut pas vraiment parler de fraude - c'est admis par beaucoup de contrôles

domifo a écrit:
je ne sais pas si SGH parle du système forfaitaire dans son article - dans ce cas (si le montant est raisonnable), on ne peut pas vraiment parler de fraude - c'est admis par beaucoup de contrôles

SGH parle effectivement de remboursement forfaitaire de frais.

Désolé Domifo ce n'est certes pas admis par beaucoup de contrôles !!!!.

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SGH a écrit:
Désolé Domifo ce n'est certes pas admis par beaucoup de contrôles !!!!.

désolé SHG, le système du remboursement des "frais forfaitaires propres à l'employeur", est en tous les cas pratiqué par des entreprises du nord comme du sud du pays depuis de nombreuses années - parmi les entreprises qui pratiquent ce système, je n'ai jamais eu connaissance de problèmes avec leur contrôle à ce sujet

SGH a écrit:
Désolé Domifo ce n'est certes pas admis par beaucoup de contrôles !!!!.

désolé SHG, le système du remboursement des "frais forfaitaires propres à l'employeur", est en tous les cas pratiqué par des entreprises du nord comme du sud du pays depuis de nombreuses années - parmi les entreprises qui pratiquent ce système, je n'ai jamais eu connaissance de problèmes avec leur contrôle à ce sujet

il faut bien entendu rester raisonnable sur les montants remboursés

Cher Domifo,

Merci de lire mon article sur le sujet.

Je connais deux cas où depuis de lustres la société accordait des indemnités forfaitaires sans accord et au pif entre 250,00 et 300,00 euros par mois: cela s'est très très mal passé d'un point de vue fiscal et ........ en matière d'ONSS. (Commissions secrètes ..... etc ).

A bon entendeur ........... 8-)

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SGH a écrit:
Merci de lire mon article sur le sujet.

Sorry, SGH, mais je n'ai pas accès à Money Talk.

Je confirme, néanmoins, que je connais 7 entreprises qui pratiquent ce système sans souci (5 membres de multinationales et 2 PME, 4 en Flandres,2 à Bruxelles et 1 en Wallonie). Pour les multinationales, cela leur a été conseillé par d'éminents fiscalistes des big 5.

Cela ne veut pas dire, je vous le concède, qu'elles n'auront pas de problèmes un jour.

Mais, en tout cas, ce système y fonctionne depuis plus de 5 ans.

Sincèrement ce n'est pas avec des raisonnements comme le vôtre que les gens n'attrappent pas le Sida.

A vous entendre "parce que je n'ai jamais eu de problèmes" c'est que c'est bon.

Grave comme raisonnement.

Vous êtes un comptable IEC ou IPCF ?

Bon les gens qui nous lirons tireront leur enseignement.

Désolé pour Money Talk, je ne l'ai plus qu'en un exemplaire et ne puis le scanner car il est écrits sur fonds noir mais il me semble que pour 4 euros vous auriez intérêt à le commander et à le lire (Roularta publishing rue de la Fusée).

Sans rancune j'espère.

PS: Je ne connais pas "d'éminents fiscalistes " chez les "last big four" !!!

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sans aucune "rancune", je me permets de réagir une nouvelle fois à votre message, cher SHG, et donc de commenter vos propos et de répondre aux questions que vous me posez

- je n'ai, dans mes précédents messages, développé aucun raisonnement mais simplement partagé des expériences et évoqué des "faits" (ne dit-on pas "un fait est plus ford qu'un lord maire")

- je n'ai jamais dit que "c'était bon" - relisez un de mes messages précédents où je disais "Cela ne veut pas dire, je vous le concède, qu'elles n'auront pas de problèmes un jour"

- je ne suis ni comptable IEC ni comptable IPFC mais je suis licencié en sciences commerciales, ancien comptable interne et j'ai suivi de nombreuses formations à la CBC, CNECB,OBCECB (??) et à l'IEC

- personnellement, je connais d'éminents fiscalistes dans les BIG 5 ou "last Big 4" si vous préférez - j'ai eu l'occasion de collaborer avec eux avec beaucoup d'efficacité dans divers dossiers fiscaux (notamment vis-à-vis de l'ISI)

comme dans toutes discussions sur ce type de forum, vous avez tout à fait raison de dire que "les gens qui nous liront tireront leur enseignement" - ce sont eux les décideurs

cordialement

Bonjour,

J'ai travaillé dans une société (un secrétariat social) qui pratiquait beaucoups le systéme des notes de frais (pour ses clients).

Eux garantissaient ne pas avoir de problème, j'ai également lu un article dessus.

Alors voilà ce qu'il semble en être. Ce n'est pas dans l'absolu le montant qui peut constituer un risque mais l'avalidité de l'argumentation du montant déclaré.

Il existe plusieurs manière de déclaré des frais incombant à l'employeur: l'une est de déclaré les frais "réel" (avec preuves à l'appui, ex autant pour ceci, avec la facure), l'autre est de déclaré des forfaits. Lorsqu'il s'agit de pourcentage (ex partie du logement, de l'électricité), cela fonctionne un peu de la même manière que les forfaits (puisque la part incombant à l'employeur est déterminée par lui).

Lorsque les frais sont déclaré de façon réelle, je ne pense pas qu'il puisse y avoir de problème
du moment que les sommes soit réelle, qu'il y aie des preuves admissibles fiscalement, et qu'il s'agisse de frais qui puissent incomber à l'employeur (je ne sais pas si il existe des frais qui puissent être rejettés en raison de leur nature).

Lorsque les frais sont déclaré de façon forfétaire, il faut pouvoir argumenté sur quoi on se base pour fixer les montants si on a un contrôle. On peut par exemple se référer à des montants fixer par l'administration elle même (il y en a certainement quelque part sur ce site, les sites des chambres des comptable ou expert-comptable, sur le site de l'administration fiscale, je crois que vous pouvez également trouver des info sur le site de smart asbl), ou utiliser par les pouvoirs publique pour rembourser les frais de ses propres cadre (j'avais trouvé l'info dans un article). Enfin, on peut négocier un accord préalable sur les montants avec le contrôleur (il faut garder une trace écrite en cas de contestation, je crois que c'est à votre employeur de le faire). La société pour laquelle je travaillait fonctionnait comme cela, pour préservé ses clients en permettant de défrayer au maximum en toute sécurité (je crois).

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