Défraiement et frais de déplacement

Portrait de superloupiot
Posté par superloupiot
ven, 14/08/2009 - 19:06

Bonjour,

Si notre ASBL met en place un système de défraiement et de frais de déplacement, outre le fait que l'ASBL doit consciencieusement noter les noms, adresse des bénéficiaires et date de réception des défraiement, le bénéficiaire doit-il signer un papier?
Autrement dit, faut-il une preuve que le versement à bien eu lieu et si oui, en quoi doit consister cette preuve?

La méthode à appliquer est-elle différente en cas de défraiement et de frais de déplacement?

Un cas plus précis : un de nos volontaire fait 160 km aller-retour pour se rendre à notre ASBL.
Peut-on le "dédommager" pour ces frais de déplacement?
Je présume que oui! Dans ce cas, le fait qu'il habite à 80 km de l'ASBL est-il suffisant comme preuve?

Merci.

Meilleure réponse

pourquoi ne pas privilégier le virement bancaire au nom de l'intéressé? la tendance n'est-elle pas à la minimisation des transactions en argent liquide?

préalablement à ce virement, votre volontaire aura adressé à l'ASBL une "note de frais" qui liste son ou ses déplacements de... à ..., la date et les raisons de celui (ceux)-ci et sur lequel il rajoutera son numéro de compte - il existe des modèles-type de ce genre de document (voir un exemple en annex)

ce document sera signé par le volontaire
 
PS = il va de soi que les dates reprises correspondront à des activités de votre ASBL...

Toutes les réponses

Que cherchez-vous exactement ?

Dépenser sans justificatif ?
Payer 160 km ?
Jouer sur les mots pour payer Pierre ou Paul sans qu'il soit taxé ?

Pourquoi pas si vous assumez l'imputation sur votre cassette personnelle en cas de problème ?

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Heu pas du tout! Vous n'avez pas du bien lire ce que j'ai marqué.

Un de nos volontaire fait 160 km aller-retour.
Je trouve normal de pouvoir lui payer des frais de déplacement.

Par contre, ce sera sous forme de frais réel. Je demande juste si le fait qu'il habite à 80 km est un justificatif suffisant ou s'il faut une autre preuve?

De plus, je réitère ma question : lorsque l'on paye des frais forfaitaires ou des frais réels de déplacement à quelqu'un, faut-il une preuve qu'il a bien reçu l'argent? Par exemple, un papier signé de sa part? Ou ce n'est pas nécessaire du point de vue fiscal.

Merci pour votre agréable réponse Jojo!

Comment voulez-vous justifier une dépense sur base de vos seuls dires ?

Si vous ne voulez pas que le contrôleur (ou que le Procureur) considère que cet argent est allé dans votre poche, il faut que le 'bénéficiaire' signe !!!
Il est évident que si vous indiquez sur le décompte qu'il s'agit d'une indemnité de déplacement entre A et B, il est assez simple de contrôler si nous avons bien 80 km !

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pourquoi ne pas privilégier le virement bancaire au nom de l'intéressé? la tendance n'est-elle pas à la minimisation des transactions en argent liquide?

préalablement à ce virement, votre volontaire aura adressé à l'ASBL une "note de frais" qui liste son ou ses déplacements de... à ..., la date et les raisons de celui (ceux)-ci et sur lequel il rajoutera son numéro de compte - il existe des modèles-type de ce genre de document (voir un exemple en annex)

ce document sera signé par le volontaire
 
PS = il va de soi que les dates reprises correspondront à des activités de votre ASBL...

OK, merci pour vos réponses.

Il est bien évident que je vais privilégier le virement banquaire. Ca va me faciliter grandement la vie!

Merci pour le formulaire tout fait!

Bon, je progresse (lentement mais sûrement).

Je retiens que :

1) Frais de déplacement : le bénéficiaire adresse une note de frais à l'ASBL. Un virement sur le compte du bénéficiaire et pas besoin de signature.
Encore une ou deux questions concernant les frais de déplacement et j'aurais je pense toutes les informations sur ce type de défraiement :
a) le bénéficiaire doit il déclarer les frais de déplacement dans sa déclaration d'impôts.
b) dans quelles rubriques de l'état des recettes et dépenses entrent les frais de déplacement : "Rémunérations" ou "Autres dépenses"
En fait, je me verrais bien ne le mettre dans aucune de ces rubriques et ajouter à cet état des recettes et dépenses une rubrique "Défraiement" dans la colonne dépenses. Qu'en pensez-vous?

2) Défraiement forfaitaire : Le bénéficiaire ne doit rien justifier et n'adresse donc pas de note de frais à l'ASBL. l'ASBL tiens un listing détaillé du défraiement forfaitaire par bénéficiaire. Ce listing repend le nom du bénéficiaire, la date de l'activité, la somme donnée. En cas de transaction par virement banquaire, pas besoin de signature. En cas de remise à la main, il faut un papier signé du bénéficiaire. Le bénéficiaire ne déclare rien dans sa déclaration d'impôt. Tout ceci est-il correct?
Même question que pour le point 1 ci-dessus : dans quelle rubrique de l'état des recettes et dépenses entre le défraiement forfaitaire?

Merci pour votre patience

1 a NON
1 b Certainement pas 'Rémunérations' !!!!

2 a Comment faut-il vous expliquer que vous devez avoir une PREUVE d'un paiement à un tiers ?
2 b Certainement pas 'Rémunérations'

De nouvelles rubriques 'Déplacements' et 'Indemnités forfaitaires' sont à conseiller.

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Merci pour vos réponses, j'y vois plus clair maintenant.

Faire attention dans le cas forfaitaire, que le montant des indemnité est plafonné pour toutes les activités pendant un an dans toutes les ASBL. Le panachage forfaitaire, frais réel n'est pas autorisé. Dans le cas des frais de déplacement en forfaitaire ce serait autorisé (a vérifié).

Je ferais signer un document, pour dire que le volontaire rembourse à l'ASBL en cas de fausse déclarations, les charges, taxes payée par celle-ci; en effet si vous dépasser les forfait => Salaires => taxes etc...
BG

Très claires ces explications, mais à quel tarif au km peut-on calculer les frais de déplacement?
Merci

Je risque, à nouveau, d'être considéré comme un mauvais coucheur et surtout de ne pas prendre assez de pommade ... mais je crois que vous le faites exprès !
En effet, en réponse à votre intervention dans le cadre des indemnités à des joueurs, il y a de cela quelques jours seulement, il vous a déjà été répondu !!!

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Oui peut-être mais je voudrais en être sûr...Et puis, vous auriez peut-être mis moins de temps et moins de caractères à me répondre à nouveau..Mauvais coucheur, va!

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