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Document rectificatif

Un document rectificatif est donc en fait la dénomination générale de tout document qui change quelque chose dans une facture initiale et qui constitue avec elle un tout, à condition qu'il fasse référence de façon spécifique et non équivoque à ladite facture (article 53, § 2, alinéa trois, du Code de la TVA). Cette modification elle-même peut porter sur tout ce qui mentionné sur la facture ou qui aurait dû l'être (article 12, § 1er, de l'arrêté royal n° 1).

L'ancienne facture et ce document rectificatif constituent alors pour ainsi dire la facture.

À cet effet, il suffit en principe de corriger ou de compléter uniquement les mentions erronées ou manquantes de la facture initiale. En d'autres termes, il n'est pas nécessaire que toutes les mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture soient à nouveau reprises sur le document rectificatif. Il suffit de renvoyer à la facture qui est corrigée ou complétée.

On attache ce document rectificatif à la facture originale.

Note de crédit

La dénomination spécifique de « note de crédit » porte en pratique sur le remplacement de la facture initiale par une toute nouvelle facture. En d'autres termes, dans ce cas, la facture initiale est remplacée par une autre facture toute nouvelle.

Une note de crédit peut également porter sur une partie de la facture initiale et il n'y aura alors donc pas de nouvelle facture qui suivra.

Par contre, dans le cas d'une note de crédit portant sur la totalité, il doit être établi en principe deux documents, à savoir la note de crédit elle-même qui annule la facture initiale et une nouvelle facture correcte qui remplace l'ancienne.

Dans le cas d'une note de crédit, la facture initiale est annulée et on établit une toute nouvelle facture. Cette nouvelle facture doit comporter à son tour toutes les mentions obligatoires (article 5 de l'arrêté royal n° 1), en particulier une nouvelle date et un nouveau numéro de facture. La facture qui est établie après qu'une facture précédente a été créditée est en effet en elle-même une nouvelle facture. Elle doit donc avoir une date, celle du jour où elle est émise, et porter le prochain numéro de suite du facturier.

Contrairement à un document rectificatif, une note de crédit qui annule une ancienne facture doit être traitée dans la déclaration de TVA. Et bien sûr, la nouvelle facture doit elle-même être reprise aussi dans la déclaration de TVA.

Si on annule une facture au moyen d'une note de crédit, il y a lieu d'apposer sur cette dernière la mention : « TVA à reverser à l'État dans la mesure où elle a été initialement déduite » (article 4, § 1er, alinéa premier, 3°, de l'arrêté royal n° 4).

> Quand établir un document rectificatif, et quand une note de crédit ?

L'établissement d'un document rectificatif est la règle. Tel est en effet le principe général édicté par l'article 12, § 1er, de l'arrêté royal n° 1. Pour la plupart des erreurs ou omissions dans les factures, il suffit en d'autres mots d'établir un document rectificatif (Question parlementaire n° 102, Christian Brotcorne, du 14 janvier 2009).

En pratique, il y a lieu de faire la distinction suivante :

• La facture initiale n'est pas tout à fait conforme ou contient des erreurs

Comme les mentions correctes d'une facture ne peuvent pas en principe faire l'objet d'une rectification, une facture délivrée ne peut être modifiée en principe que par un seul document, à savoir le document rectificatif qui se limitera à corriger ou compléter les mentions erronées ou manquantes de cette facture. Dans ce cas, la facture incorrecte à l'origine et le document rectificatif constituent ensemble la facture émise.

Si l'erreur commise n'entraîne pas la reprise de l'opération en question dans une autre grille du Cadre II de la déclaration de TVA périodique, l'émetteur de la facture initiale doit corriger cette dernière au moyen d'un seul document : le document rectificatif qui se limite à rectifier ou compléter les mentions erronées ou manquantes de cette facture.

Mais si l'erreur commise entraîne que l'opération doit être mentionnée dans une autre grille du Cadre II de la déclaration de TVA périodique, l'émetteur de la facture a le choix, soit d'établir uniquement un document rectificatif qui se limite à corriger ou compléter les mentions erronées ou manquantes de cette facture, soit d'établir en même temps une note de crédit qui annule la facture initiale et une nouvelle facture qui la remplace.

• La facture initiale a été libellée au nom d'une personne erronée

Lorsque la facture initiale a été établie par erreur au nom d'une autre personne que le client de l'opération, il n'y a plus ce choix : la facture doit être totalement annulée par une note de crédit et il y a lieu de délivrer une autre facture libellée au nom du client correct.

Source : Stefan Ruysschaert - Conseiller au SPF Finances d'Anvers - Professeur à la Faculté des Sciences économiques de l'Université de Gand - Fiscalnet (Article du 07/03/2015)